INTAN PRAMESWARI, 041310513009 (2016) PROSEDUR PENGELOLAAN ARSIP INAKTIF GUNA PERCEPATAN KEMAMPUAN TELUSUR KEMBALI PADA PUSAT ARSIP PT PETROKIMIA GRESIK. Tugas Akhir D3 thesis, Universitas Airlangga.

Preview	Text (abstrak) FV. MPK. 22-16 Pra p abstrak.pdf Download (91kB) | Preview
	Text (fulltext) FV. MPK. 22-16 Pra p.pdf Restricted to Registered users only Download (1MB) | Request a copy

Abstract

3.1 Simpulan Berdasarkan deskripsi hasil dan pembahasan yang telah diuraikan pada bab sebelumnya maka dapat disimpulkan bahwa: 1. PT Petrokimia Gresik dalam pengelolaan arsip inaktif seluruh unit kerja diserahkan ke pusat arsip PT Petrokimia Gresik. 2. Arsip inaktif yang diserahkan belum dilakukan pemberkasan dari unit kerja sesuai daftar pertelaan arsip yaitu daftar yang berisikan informasi tentang arsip yang diserahkan ke pusat arsip sesuai dengan aturan yang dibuat oleh pusat arsip yang membuat kurang efisien waktu. 3. Sebelum dilakukan pemberkasan, arsip dipilah sesuai dengan jenis arsip tersebut untuk dilakukan penyimpanan sesuai jenis arsip. 4. Penyimpanan arsip dilakukan karena ada permintaan dari unit kerja yang tertera pada daftar pertelaan arsip yang diserahkan 5. Setelah dilakukan pemilahan sesuai jenis arsip ,maka dilakukan pemberkasan yang secara umum prosedur penyimpanan arsip inaktif memiliki kesamaan yang membedakan hanya pada perlakuan setiap jenis arsip. 6. Prosedur penyimpanan arsip inaktif yang termasuk juga arsip permanen diurutkan sesuai dengan log pemberkasan: nomor, tanggal entry, jenis arsip, tahun penciptaan, lokasi penyimpanan, kode klasifikasi, jumlah berkas, satuan, waktu retensi, tahun retensi arsip, pencipta arsip dan keterangan. 7. Arsip vital dilakukan scan lalu upload data dalam pemberkasannya pada Digital Office File (DOF) dan akan diurutkan sesuai dengan menu yang ada pada DOF yaitu kode klasifikasi, sub klasifikasi, sub-sub klasifikasi, tahun dan bulan sesuai penciptaannya. 8. Arsip inaktif dan arsip vital setelah dilakukan pemberkasan sesuai prosedur maka arsip-arsip tersebut disimpan sesuai unit kerja di dos arsip PT Petrokimia Gresik yang telah memiliki standar ketentuan dos yang yang digunakan. 9. Pada dos arsip diberi label yang memuat: jenis arsip, tahun penciptaan, kode klasifikasi, lokasi penyimpanan, tahun retensi, dan unit kerja pemilik arsip untuk memberikan informasi dan memudahkan dalam melakukan pencarian kembali arsip. 10. Ruang penyimpanan arsip memiliki 3 (tiga) kategori yaitu: ruang penyimpanan arsip vital, ruang penyimpanan arsip permanen, dan ruang penyimpanan arsip inaktif. Masing-masing ruang terdapat roll o pack masing-masing unit kerja kecuali ruang penyimpanan arsip permanen yang masih belum sepenuhnya berisi roll o pack setiap unit kerja. Kegunaan dari roll o pack adalah menyimpan arsip yang telah dimasukkan ke dalam dos yang berlabel informasi. 11. Pencarian arsip inaktif pada pusat arsip PT Petrokimia Gresik dilakukan sesuai dengan isi dari form peminjaman arsip. 12. Pusat Arsip PT Petrokimia Gresik masih belum mempunyai arsiparis dan jumlah karyawan yang menangani arsip inaktif perusahaan hanya lima orang. 3.2 Saran Berdasarkan pembahasan judul dan simpulan di atas, maka saran yang dapat dikemukakan adalah: 1. Sebaiknya unit kerja pusat arsip memberikan training untuk setiap unit kerja lain dalam melakukan pemberkasan arsip. 2. Sebaiknya unit kerja pusat arsip memberikan sosialisasi untuk seluruh unit kerja di perusahaan tentang pentingnya merawat arsip. 3. Sebaiknya membuat aturan tegas dalam melakukan penyerahan arsip inaktif untuk mengurangi terjadinya miscommunication. 4. Sebaiknya unit kerja membuat target penyelesaian pemberkasan terkait dengan penumpukkan arsip yang belum dilakukan pemberkasan. 5. Sebaiknya membuat sanksi tegas untuk setiap unit kerja yang meminjam arsip apabila terjadi keterlambatan pengembalian, pengerusakan arsip, menghilangkan arsip inaktif atau pengembalian arsip yang tidak sesuai dengan jumlah yang dipinjam sebelumnya. 6. Sebaiknya membuat Jadwal Retensi Arsip (JRA) yang dijadikan pedoman dalam pengelolaan arsip sehingga mengurangi terjadinya penumpukkan arsip dan dapat meningkatkan efisiensi waktu. 7. Sebaiknya perusahaan menambah sumber daya manusia dalam mengelola arsip mengingat arsip yang harus dilakukan pemberkasan tidak sebanding dengan jumlah sumber daya manusia yang ada di pusat arsip. 8. Sebaiknya perlu adanya arsiparis karena sebagai koordinator dalam pengelolaan arsip inaktif dan arsiparis telah memiliki keahlian dalam menangani arsip. 9. Sebaiknya bagi program studi Diploma III Manajemen Kesekretariatan dan Perkantoran memberikan pembekalan dua kali pada semester dua dan semester lima terlebih pembekalan tentang cara berkomunikasi dalam bertelepon mulai dari pengolahan bahasa ,intonasi, dan posisi badan dalam menerima telepon dan juga pembekalan dengan praktik dalam pengoperasian alat-alat kantor seperti facsimile dan scan.

Actions (login required)

View Item