RIESTINA ANUGERAH
(2004)
FILING SYSTEM PADA FOOD AND BEVERAGE DEPARTMENT
HOTEL INNA SIMPANG SURABAYA.
Tugas Akhir D3 thesis, Universitas Airlangga.
Abstract
Suatu organisasi atau perusahaan membutuhkan seorang sekretaris atau petugas penyimpanan arsip yang berfungsi untuk: menyimpan dokumen atau suratsurat yang dianggap memiliki nilai guna. Dalam menyimpan dokumen diperlukan metode tertentu yang disebut dengan metode filing system. Penerapan metode filing system yang digunakan pada suatu perusahaan bermacam-macam. Ada lima macam, metode filing system yang dapat digunakan yaitu : Alphabetical filing system, Subject filing system, Numeric filing system, Geographic filing system dan Chronological filing system.
Pada dasamya filing system bertujuan untuk melancarkan jalannya suatu organisasi, karena dengan adanya filing system dapat membantu memudahkan seseorang untuk menemukan kembali dokumen yang di butuhkan dengan cepat. Oleh karena itu penerapan metode fiilng system secara tepat diperlukan. Filing system yang diterapkan oleh suatu organisasi tergantung kepada petugas penyimpanan arsip atau sekretaris, hal ini dimaksudkan agar petugas tersebut mampu menemukan dokumen dengan cepat dan agar dapat menghemat waktu dalam menyimpan suatu dokumen.
Penyimpanan file pada setiap departemen yang ada pada hotel Inna Simpang menggunakan suatu system. Food and Beverage Department menggunakan metode subject filing system dikombinasikan dengan chronological filing system.
Pada Food and Beverage Department terdapat beberapa kendala dalam penyimpananfile yaitu ruangan Food and Beverage yang berukuran keeil, waktu dan tenaga yang tidak memadai dan biaya yang dianggarkan untuk: keperluan file tidak mencukupi. Penyimpanan arsip memerlukan ruangan ataupun tempat penyimpanan khusus seperti folder, sneck helter, ordner, rak arsip dan lemari arsip. Dalam menyimpan arsip perlu mempertimbangaImn nilai gunanya, hal ini disebabkan untuk: menghemat tempat penyimpanan dan agar tidak ada pemborosan baik waktu, tenaga maupun materi. Selain mempertimbangkan nilai guna, penghematan juga dapat dilakukan melalui pemberlakuan jadwal retensi arsip. Dengan adanya jadwal retensi arsip, maIm arsip dapat dibagi menjadi dua, yaitu arsip aktif dan arsip pasif. Pembagian arsip ini dimaksudkan untuk: mengurangi jumlah arsip yang akan disimpan di dalam ruangan kantor (arsip aktif) dan untuk arsip pasif dapat disimpan di dalam gudang atau di musnahkan.
Actions (login required)
 |
View Item |
